Realtime visveiling-koppeling bij Van der Lee Seafish

Wie is Van der Lee Seafish

Visverwerker op Urk

Van der Lee Seafish is visserij- en visverwerkingsbedrijf op Urk. Ze kopen vis in op de visafslag, verwerken die in eigen productie, en leveren door aan de keten. Het inkoopkantoor doet het dagelijks: aanvragen, transacties, leveranciers, commissies, en alles wat daarbij komt kijken om de inkoop van vis als operationele machine te laten draaien.

Voor zo'n type bedrijf is het inkoopsysteem geen "extra tool"; het is de operatie. Een prijs die niet doorkomt, een transactie die handmatig moet worden overgetypt, of een synchronisatie die hapert, en het kantoor staat stil terwijl de afslag doorgaat.

Het vraagstuk

Visafslag binnen, kantoor klopt mee

Een inkoopkantoor in de visverwerking draait op snelheid en betrouwbaarheid. Drie eisen lagen op tafel:

• Realtime data van de Visveiling Urk in het systeem. Prijzen en lots moeten direct binnenkomen op het moment dat ze ontstaan. Niet via een dagelijkse export die je 's avonds doorrekent, maar live, op het moment dat een inkoper z'n besluit moet nemen.
• Bulk-bewerkingen die schalen met het volume. Een dag op de afslag levert tientallen tot honderden transacties op. Per regel klikken werkt niet, het inkoopkantoor moet groepen transacties in één keer kunnen aanpassen, exporteren of corrigeren.
• Eén centraal punt voor leveranciers, commissies en facturen. Geen losse Excel-bestanden naast het systeem, geen verschillende waarheden over wie wat geleverd heeft tegen welke commissie, en geen handmatig samenstellen van een factuurregel.

Daarbovenop kwam de eis dat het systeem moest blijven draaien terwijl de techniek eronder mee bewoog, met op enig moment een grote modernisering zonder dat de inkoop een dag stillag.

Hoe het ontstond

Doorlopend gebouwd sinds 2018

In 2018 startte de samenwerking met de eerste werkzaamheden aan het inkoopsysteem. In de jaren erna is het stap voor stap uitgebreid en verfijnd, telkens met de visafslag als ankerpunt.

Tussen 2019 en 2022 zijn de bulk-bewerkingen, leverancier-overzichten, commissie-berekeningen en CSV-exports neergezet en doorlopend bijgesteld op basis van wat het inkoopkantoor in de dagelijkse praktijk tegenkwam.

In 2024 is de koppeling met de Visveiling Urk tweemaal aangescherpt nadat de afslag z'n eigen koppeling wijzigde, met behoud van de gegevensstroom richting het inkoopsysteem.

In 2025 is een grote technische platform-upgrade uitgerold: het systeem is verhuisd naar een moderne server-omgeving, de onderliggende stack is bijgewerkt en de data is over gezet. Een operatie die in een productie-omgeving riskant kan zijn, hier is 't gefaseerd uitgevoerd zonder dat het inkoopkantoor een dag stillag.

Wat er nu draait

Visveiling-koppeling, transacties, bulkacties, exports

Wat Van der Lee Seafish in handen heeft:

• Een realtime koppeling met de Visveiling Urk waar prijzen en lots binnenkomen op het moment dat ze ontstaan, niet als dagelijkse achteraf-export.
• Een transactie-overzicht met filters, periode-selectie en zoekfunctie, zodat een inkoper een specifieke aankoop terug kan vinden zonder door logs te scrollen.
• Bulkbewerkingen op transacties voor het in één keer aanpassen, herzien of exporteren van groepen aankopen, in plaats van per regel klikken.
• Een leveranciers- en commissie-administratie die direct gekoppeld is aan de transacties, met centrale opslag van afspraken en automatische toepassing bij elke aankoop.
• CSV-exports voor verdere bewerking in eigen analyses, koppelingen met de boekhouding, of overdracht naar derde partijen.
• Een ingebouwde betrouwbaarheids-check op de synchronisatie met de afslag, zodat hapering in de gegevensstroom direct zichtbaar is en niet pas wordt opgemerkt aan het eind van de dag.
• Een moderne, beheerde server-omgeving waarop het systeem in 2025 is gemoderniseerd, klaar voor de komende jaren.

Resultaat

Eén plek voor het hele inkoopkantoor

Wat dat in de praktijk betekent voor Van der Lee Seafish:

• Het inkoopkantoor heeft één plek waar de afslag binnenkomt. Geen losse Excel-exports, geen handmatig overtypen van een transactie. Wat de Visveiling stuurt, staat direct in het systeem.
• Bulkacties hebben de plaats ingenomen van repetitief klik-werk. Dat scheelt tijd op piek-momenten en voorkomt fouten bij grote series transacties.
• Leveranciers en commissies kloppen automatisch met de aankopen. Geen reconciliatie achteraf, geen verschillende versies tussen kantoor en boekhouding.
• Synchronisatie-haperingen worden zichtbaar terwijl ze gebeuren, niet pas aan het einde van de dag. Een gemiste lot wordt direct opgespoord.
• Het platform is gemoderniseerd zonder dat de inkoop een dag heeft stilgelegen. Verhuizing van server-omgeving en data-overzetting in 2025 zijn gefaseerd uitgevoerd, met behoud van de operationele continuïteit.

Waarom dit werkt

Direct gekoppeld aan de afslag, één partner, lokaal

Drie dingen verklaren waarom dit inkoopsysteem na acht jaar nog elke dag draait én zich blijft moderniseren:

• Direct gekoppeld aan de bron, niet via tussenlagen. De Visveiling-koppeling is geen losse import-job die nightly draait, het is een doorlopende stroom die ophaalt zodra er iets is. Daarmee staat het inkoopsysteem op dezelfde polsslag als de afslag.
• Eén partner voor inkoop-systeem plus de modernisering eromheen. Wijzigingen aan de Visveiling-koppeling, bulkacties, exports en platform-upgrades komen uit hetzelfde team. Geen kennis-overdracht tussen leveranciers, geen "vroeger werkte dat anders".
• Lokaal verankerd. Skrepr en Van der Lee delen Urk. Een vraag bij koffie staat 's middags op productie, en een storing op vrijdagochtend wordt niet eerst doorverwezen voordat 'ie wordt opgepakt.

Voor Van der Lee Seafish betekent dat: zich richten op waar 't om gaat, vis inkopen en doorverwerken. Het inkoopsysteem zit eronder, koppelt aan de afslag, en blijft kloppen.