Stap 1
Discovery Zero
Welke vragen vreten het meeste tijd op je servicedesk? Welke processen lenen zich het beste voor selfservice? Output: scope met meetbare deflection-doelen.
Selfservice-portaal op maat
Selfservice-portaal voor klanten en medewerkers.
Een goed selfservice-portaal vangt 30 tot 60% van je servicedesk-vragen af. 24/7 beschikbaar, gekoppeld aan je back-office, in jouw huisstijl. Voor klanten, medewerkers, of beide in één platform.
Voor wie nog twijfelt
Wat is een selfservice-portaal precies?
Een selfservice-portaal is een afgeschermde online-omgeving waarin klanten of medewerkers zelf taken uitvoeren die ze anders via mail, telefoon of een papieren formulier zouden moeten regelen. Denk aan orders plaatsen, tickets indienen, status checken, verlof aanvragen, een wachtwoord resetten of een handleiding zoeken.
De winst zit niet alleen in beschikbaarheid (24/7, ook in het weekend), maar vooral in process-automation. Wat de gebruiker zelf invult, triggert direct de workflow erachter: een order in ERP, een ticket in TopDesk, een approval-flow in HR-software. Geen overtypen, geen wachten tot iemand het oppakt.
Selfservice-portalen kunnen extern (klanten) en intern (medewerkers) zijn. Vaak combineren we beide in één platform, met aparte omgevingen, zodat je beheer en authenticatie maar één keer hoeft te regelen.
Welke vorm past bij jou
Vier vormen van selfservice die werken.
Welke je kiest hangt af van waar je nu het meeste tijd verliest. We combineren ze regelmatig in één portaal.
Klant-selfservice
Klanten regelen zelf orders, retouren, status-checks, factuur-downloads en ticket-updates. 24/7 beschikbaar, ook als jouw kantoor dicht is. Minder mailtjes, snellere afhandeling.
Medewerker-selfservice
Interne portalen voor HR, IT en facility. Verlof aanvragen, salarisstrook downloaden, IT-incident loggen, hardware bestellen. Scheelt je servicedesk honderden tickets per maand.
Ticket-deflection
FAQ-zoek, smart triage en in-context kennisbank vangen 30 tot 60% van de simpele vragen voordat ze de servicedesk raken. De rest komt verrijkt binnen, met context die agents direct verder helpt.
Process-automation
Wat de gebruiker zelf invult, triggert direct de workflow erachter: order-bevestiging in ERP, ticket in servicetool, signoff in approval-flow. Zero overtypen, zero handmatige doorschakelingen.
Herken je dit
Vijf signalen dat je toe bent aan selfservice
- 1
Je servicedesk verzuipt in repeat-vragen: orderstatus, factuur, hoe-doe-ik-X.
- 2
Klanten bellen buiten kantoortijden, raken gefrustreerd dat ze moeten wachten tot morgen.
- 3
Medewerkers wachten dagen op een verlofverzoek of IT-aanvraag die je servicedesk handmatig afhandelt.
- 4
Je standaard-processen zijn gedocumenteerd in Word-bestanden, maar gebruikers vinden ze nooit.
- 5
Het hiring-tempo van je servicedesk loopt achter op de groei van je klantenbestand of medewerkers-team.
Onze aanpak
Van eerste schets tot gemeten deflection.
Een selfservice-portaal bouwen is geen één-keer project. Het groeit mee met wat gebruikers daadwerkelijk gebruiken.
Stap 2
Bouwen op maat
Selfservice-portaal in jouw huisstijl, gekoppeld aan ERP, CRM, ticketing-tool en IDP. SSO via Azure AD of Okta, rolgebaseerde toegang, audit-trail standaard ingebouwd.
Stap 3
Live + uitbreiden
We meten welke selfservice-flows daadwerkelijk gebruikt worden, waar drop-offs zitten, welke vragen nog steeds via mail binnenkomen. Dat is de input voor de volgende sprint.
Veelgestelde vragen
Wat klanten ons vragen voor ze starten
Wat is een selfservice-portaal precies?
Een selfservice-portaal is een afgeschermde online-omgeving waarin klanten of medewerkers zelf taken uitvoeren die ze anders via mail, telefoon of formulier zouden moeten regelen. Denk aan orders plaatsen, tickets indienen, verlof aanvragen, facturen downloaden of een wachtwoord resetten. Het portaal is 24/7 beschikbaar en koppelt direct aan je back-office.
Wat is het verschil met een klantenportaal?
Een klantenportaal is een vorm van selfservice, gericht op externe klanten. Een breder selfservice-portaal omvat ook interne medewerker-selfservice: HR, IT en facility-vragen die normaal naar een servicedesk gaan. Vaak combineren we beide in één portaal-platform met aparte omgevingen per doelgroep.
Hoeveel tickets kunnen we eraf vangen?
Bij goed opgezette selfservice-portalen vangen we typisch 30 tot 60% van de simpele vragen af. De exacte cijfers hangen af van hoe goed je huidige processen documenteerd zijn en welke flows je automatiseert. In de Discovery Zero rekenen we het door op jouw eigen ticket-data.
Koppelt het met onze bestaande systemen?
Ja, dat is bijna altijd vereist. We koppelen aan ERP's (Exact, AFAS, Microsoft Business Central), CRM's (HubSpot, Salesforce, Dynamics), ticketing-tools (TopDesk, ServiceNow, Jira) en HR-platformen. Authenticatie via Azure AD, Okta of SSO is standaard mogelijk.
Hoe zit het met security en AVG?
skrepr is ISO 27001 gecertificeerd. Selfservice-portalen krijgen rolgebaseerde toegang, audit-logging en versleutelde data-opslag. We adviseren over bewaartermijnen, verwerkersovereenkomsten en doorgifte buiten de EU. Zie ook onze privacyverklaring.
bouw mee aan jouw selfservice-portaal
Bouw het zelf. Of laat ons.
In een Discovery Zero brengen we samen in kaart wat het portaal moet kunnen, voor wie, en wat het waard is. Geen verkoop-pitch, wel een onderbouwd plan.
Bellen werkt altijd. Ciao!