Hoe je een goed voorstel door je eigen organisatie krijgt

Je hebt de businesscase rond. De cijfers zijn doorgerekend op je eigen data, de terugverdientijd is maanden en geen jaren, en je gelooft er zelf in.

En toch komt er geen akkoord.

Niet omdat iemand nee zegt. Er zegt niemand nee. Er komen alleen steeds meer vragen, van steeds verder weg, die steeds minder met het probleem te maken hebben.

Wij kennen dat gevecht van de andere kant. We hebben voorstellen zien stranden die op papier niet te verliezen waren: doorgerekend op de eigen data van de klant, nagekeken door hun eigen mensen, met een besparing die de investering binnen enkele maanden terugverdiende. En met iemand aan tafel die er echt in geloofde.

Er kwam nooit een nee. Er kwam alleen nooit een ja.

Onderweg verandert je voorstel in iets anders

Wat jij in die kamer presenteerde was een oplossing voor een probleem dat iedereen in de ruimte kende.

Wat er een laag hoger aankomt is een samenvatting. Twee sheets, een bedrag, een leveranciersnaam. Het probleem is eruit gevallen, want die eerste kamer kende het al en de volgende niet.

Nog een laag verder is het een budgetaanvraag van een partij waar niemand ooit van gehoord heeft.

Zo komt het aan op de tafel waar besloten wordt: zonder probleem, met alleen een prijs. En op een bedrag zonder probleem is elke vraag een goede vraag.

Dat is geen tegenwerking. Wie de vloer kent kan beoordelen of een besparing realistisch is, want hij ziet dagelijks wat er misgaat. Wie drie lagen hoger zit heeft dat beeld niet en valt dus terug op wat hij wel kan beoordelen: het proces. Waarom deze partij, hoe past dit bij wat we elders doen, wie beheert het straks.

Stuk voor stuk redelijke vragen. Ze gaan alleen niet over jouw probleem, en elk antwoord kost weken.

De belangrijkste vraag lijkt vaak een technische

In zo'n presentatie komt er op enig moment een vraag vanuit IT die achteraf alles blijkt te bepalen: kan dit ook binnen ons eigen landschap draaien, op onze eigen omgeving?

Wij hoorden dat lang als een technische vraag en gaven een technisch antwoord. Ja, dat kan, kost ons een week of twee extra.

Maar het is een politieke vraag. Draait het binnen het eigen landschap, dan is het geen nieuw pakket meer maar een uitbreiding op het systeem dat er al staat. Zelfde software, ander hokje, compleet ander goedkeuringspad.

Want noem het een nieuw systeem en je activeert alles wat een organisatie rond nieuwe systemen heeft gebouwd: architectuurtoets, beveiligingsreview, leveranciersbeleid, beheerafspraken. Noem het een uitbreiding op wat je al draait en het is een verbetering binnen een bestaande relatie, in een landschap dat ooit al is goedgekeurd.

Dat inzicht kwam van een klant, niet van ons. Wij hadden dat frame moeten aanbieden voordat iemand erom hoefde te vragen.

Waar het om draait

Zelfde software, ander hokje, ander besluit.

Hoe je je voorstel noemt bepaalt wie er meebeslist, en dat scheelt maanden.

Wat je anders kunt doen

Laat het probleem meereizen. Elke samenvatting die omhoog gaat verliest context en houdt het bedrag over. Schrijf de versie die doorgestuurd wordt dus zelf, en zet het probleem in de eerste zin. Niet wat het kost, maar wat het nu kost dat het er niet is.

Kies het hokje voordat iemand het voor je kiest. Is dit een nieuw systeem of een uitbreiding op iets dat al draait? Beide antwoorden kunnen waar zijn. Alleen leidt het ene naar een architectuurtoets en het andere naar een contractwijziging.

Vraag een kleiner ja. Dit is de belangrijkste. Je grootste risico is zelden dat iemand nee zegt. Het is dat je een groter ja vraagt dan je nodig hebt, en daarmee het besluit verplaatst naar een tafel waar niemand jouw probleem kent. Kijk dus naar wat je zelf mag beslissen en knip het voorstel daarop. Een eerste fase binnen je eigen mandaat levert iets op wat geen enkele presentatie levert: resultaat dat je kunt laten zien.

Zet de prijs van wachten bovenaan. Verdient een investering zich binnen een jaar terug, dan kost elke maand uitstel ongeveer een twaalfde van dat voordeel. Reken dat één keer uit en zet het in de eerste regel van je samenvatting. Het is het enige getal dat in elke kamer hetzelfde betekent, ook aan een tafel waar niemand jouw machines kent. Een toets die drie maanden duurt neemt dan zichtbaar minder risico weg dan hij veroorzaakt.

Wat wij ervan geleerd hebben

Wij hebben zulke voorstellen verloren. Niet op de inhoud, want die klopte, doorgerekend op hun eigen data en nagekeken door hun eigen mensen.

We verloren ze omdat we materiaal maakten voor de kamer waarin we zaten, en niet voor de kamers die daarna kwamen.

Dat doen we nu anders. We schrijven de samenvatting die doorgestuurd wordt zelf mee. We bieden het add-on-frame aan voordat iemand erom vraagt. En we vragen standaard of we mogen aanschuiven bij het gesprek waar wij niet bij zijn.

Zit jij met een voorstel waar je in gelooft en dat maar niet door je organisatie komt, dan is dat waarschijnlijk geen inhoudelijk probleem. En je hoeft het niet alleen te doen. Wil je dat we aanschuiven bij het gesprek met je financiële man of met IT, dan doen we dat gewoon. Ook als het voorstel niet van ons is.

Mail even naar info@skrepr.com. En wil je zo'n doorgerekende businesscase op je eigen cijfers, dan is Discovery Zero de plek om te beginnen.