Waarom continuous improvement binnen bedrijfsprocessen?

Een proces verbeteren doe je niet eenmalig, een goed proces is een resultaat van continu verbeteren. Bedrijven die goed presteren zijn continu bezig om hun bedrijfsprocessen te analyseren en verbeteren. Het is een cultuur van steeds verder willen verbeteren, innoveren door continu door te ontwikkelen. Een proces kan niet zonder automatisering. Automatisering begint met digitalisering met software. Software is de basis voor continu verbeteren.

Continu verbeteren met software

Continue doorontwikkelen, of Continuous Improvement, ook wel Continue Verbeteren of Kiazen genoemd. Ook wordt de afkorting CI genoemd en is een veel gebruikte tool binnen Lean Thinking.

Lean Thinking en Lean management. Begrippen die niet meer zijn weg te denken uit succesvolle productiebedrijven. Maar waarom komt het vandaan?

Kaizen is in het Japans een samenvoeging van de woorden ‘veranderen’ en ‘goed’, ofwel ‘verandering (kai) om goed te worden (zen)’. Kaizen betekent letterlijk Continu Verbeteren en is één van de pijlers van Lean management. Doel is om met veel kleine verbeteringen de productiviteit, kosten, kwaliteit en doorlooptijd te verbeteren. Niet eenmalig dus maar continu. Kaizen werkt effectief bij kleine verbeteringen door de medewerkers zelf. Dus geen groot, lang durend project met een eigen projectteam, maar door de medewerkers zelf aangevoerde verbeteringen. De betekenis van Kaizen zit diep in de Japanse cultuur geworteld, desalniettemin zijn er ook veel niet Japanse bedrijven succesvol met Kaizen. Kaizen is niet alleen een woord maar meer een filosofie met als betekenis “veranderen ten goede” of vaak vertaald naar “continu verbeteren”. Een andere definitie is “uiteen rafelen en opnieuw in elkaar steken maar dan op een betere manier”.

Continuous Improvement van de bedrijfsprocessen

Continuous Improvement van de (bedrijfs)-processen zorgt voor een kwalitatief beter eindresultaat (dienst of product) waarbij de kosten zullen afnemen. Een kwalitatief beter eindresultaat betekent tevreden klanten, minder klachten en een beter bedrijfsresultaat.

Wat is continuous improvement?

Continuous improvement – een werkwijze die ook bekend is onder namen als Lean, Kaizen en continu verbeteren – heeft tot doel om middels kleine verbeteringen de productiviteit, kwaliteit en doorlooptijd van een proces te verbeteren. Daarnaast is er ook aandacht voor het beperken van de kosten.

Een kenmerk van de werkwijze is dat het niet gaat om eenmalige maatregelen, maar om een continue procesverbetering. Bovendien worden de verbeteringen door de medewerkers zelf gedragen.

Hoe wordt continuous improvement toegepast binnen bedrijven?

Continuous improvement in 3 stappen

Het proces van continuous improvement kan opgedeeld worden in een aantal vaste en noodzakelijke stappen. We zullen ze hieronder kort beschrijven.

Analyseren en verbetersuggesties genereren. In de eerste fase worden problemen geïdentificeerd en benoemd. Analyseer de feiten, leg goed vast wat de kernwaarden en -doelen van je organisatie zijn en kijk in hoeverre huidige bedrijfsprocessen hierop aansluiten. Houd daarbij ook altijd het klantperspectief in het oog. Wat willen de mensen die jouw diensten of producten afnemen? Zorg ervoor dat verbetersuggesties in teamverband worden gedaan om de betrokkenheid van je medewerkers te waarborgen. Workshops of brainstormsessies zijn goede werkvormen om deze eerste fase praktisch vorm te geven.
In fase 2 ga je de tijdens fase 1 geïdentificeerde verbetersuggesties realiseren. Doe dit ook in teamverband en betrek bij voorkeur meerdere stakeholders (medewerkers van meerdere afdelingen, leveranciers, klanten) bij de uitvoering. De praktijk leert namelijk dat diversiteit vaak leidt tot betere oplossingen en een bredere acceptatie van verbetersuggesties.
De laatste fase bestaat uit monitoren en leren. Nu je de verbetersuggesties in de praktijk hebt gebracht, wil je natuurlijk ook weten wat het effect is. Controleer dus goed of de problemen waar je voorheen op stuitte inmiddels (deels) zijn weggenomen. Evalueer je aanpak goed en gebruik de inzichten voor een volgende verbetering.

Wat levert continu verbeteren op?

Maar wat levert continuous improvement nu concreet op? Best veel als je de resultaten gaat analyseren.

Continuous improvement leidt tot procesverbetering. De doorlooptijd wordt korter, kosten dalen en de foutenlast vermindert.
Door intensief en organisatiebreed bezig te zijn met het continu verbeteren van bedrijfsprocessen neemt ook de klantkennis toe. Als iedere medewerker weet wat de klant wil en verwacht, is het gemakkelijker om te identificeren welke onderdelen van een bedrijfsproces of customer journey een kwaliteitsimpuls nodig hebben. Het resultaat: je voldoet gemakkelijker aan de eisen en wensen van de klant en kunt zijn verwachtingen zelfs overtreffen.
Continu verbeteren vergroot de kennis onder medewerkers over de doelen van de organisatie. Begrippen als strategie en kernwaarden krijgen op die manier dus meer betekenis voor alle medewerkers.
Continuous improvement bevordert de ontwikkeling van medewerkers op persoonlijk niveau, leiderschapsniveau en teamniveau. Het gevolg: een meer flexibele en dynamische workforce.
Continu verbeteren leidt tot meer betrokkenheid, minder ziekteverzuim en meer werkplezier.
Binnen het huidige ondernemingsklimaat is voortdurende verandering de enige constante. De innovaties van vandaag kunnen over een half jaar alweer oud nieuws zijn. Continuous improvement bevordert agile werken en vergroot het aanpassingsvermogen van je organisatie. Belangrijk als je jouw bedrijf toekomstproof wilt houden!

Maar….wat is dan de rol van IT in continu verbeteren?

Software ontwikkeling en continu verbeteren?

De ontwikkeling van software kan heel stroperig zijn. We kennen allemaal wel de voorbeelden dat een IT-project nooit wordt afgerond maar waar wel honderdduizenden euro’s in zijn gaan zitten. Zo’n voorbeeld wil jij niet zijn en willen wij absoluut niet hebben. Daarom doen wij het anders.

Een goed proces voor de ontwikkeling van software kan je een hoop hoofdpijn besparen. Daarom werken wij met een SCRUM proces.

We bouwen nieuwe digitale diensten en verbeteren bedrijfsprocessen. Wij gebruiken hiervoor 3 fases. Design, Build & Grow.

In de Design-fase starten we met een Discovery workshop met als doel de klant en het proces leren.

Discovery Workshop = Business Scan

De beste digitale oplossing ontstaat uit de juiste vertaling van business naar IT. In workshops ontdek je samen met onze ervaren IT architecten waar de kansen liggen voor innovatie.

Om het proces goed te laten starten is het van belang dat ontwikkelaars de bedrijfsprocessen en de achtergrond van het bedrijf goed kennen. Om deze kennis te verkrijgen hebben wij een framework ontwikkeld.

Voordat het Scrum proces begint is het van belang dat de klant en de software ontwikkelaar elkaar beter leren kennen. Tijdens de Discovery Workshop worden de doelen, visie en het proces vertaalt in een software scope. Deze workshop duurt over het algemeen 1 tot 2 dagdelen.

Het resultaat is een onafhankelijk plan van aanpak en advies, waarbij de scope van het project is afgestemd op je budget.

Scrum

Als de Discovery Workshop het idee heeft verduidelijkt begint het Scrum proces voor de software ontwikkeling. Scrum is een effectieve en flexibele manier van werken, waardoor projecten op een productieve wijze opgeleverd kunnen worden. Binnen het Scrum team zijn er verschillende rollen, daarover zometeen meer. Eerst leggen we je de ontwikkelingswijze via de Scrum methodiek uit.

Het Scrum proces bestaat uit verschillende Sprints. Een Sprint duurt meestal tussen de twee en vier weken. Een Sprint begint met een planning en eindigt met een review en een retrospective. Hierbij wordt de Sprint geëvalueerd en wordt er eventueel bijgestuurd voor de volgende Sprint. Deze ontwikkeling herhaalt zich een aantal keer, afhankelijk van de grootte van het project. Doordat het project na iedere Sprint gepresenteerd wordt aan de stakeholders, kun je direct feedback ontvangen. Door dit constante bijsturen wordt het hoogst mogelijke resultaat behaald.

Build

Elke twee weken leveren een werkend onderdeel van je software of app. Het team streeft naar het leveren maximale meerwaarde binnen het door jou gestelde budget. Tijdens het project sturen we gezamenlijk bij op basis van voortschrijdend inzicht.

Grow

Groeien door continu verbeteren

Suggesties voor verbetering
Hoe kunnen we de software die al staat verder verbeteren? Daar kijkt onze IT Accelerator naar in jouw organisatie. De focus ligt daarbij op het competitief voordeel of de procesoptimalisatie die we met digitale toepassingen kunnen bereiken.

Software evolutie
Als de verbeterpunten bepaald zijn, werkt ons team van ervaren developers aan nieuwe functies en wijzigingen. Jouw software groeit zo met je organisatie mee en zorgt ervoor dat jij je voorsprong op de rest van de markt kunt behouden.

Toegewijde support
Ons team is altijd beschikbaar via de chat of telefoon. Zo garanderen we een snel antwoord op al je vragen en bieden we directe support.

Optimaal draaiende IT infrastructuur
Jouw technische infrastructuur draait altijd optimaal onder onze begeleiding. Met Docker en Kubernetes schalen we gemakkelijk op en garanderen we maximale uptime.

Ethical Hacking en Continuous Scanning
We monitoren je technische infrastructuur en code continu met SonarQube. Zo houden we altijd kwaadwillenden buiten de deur. Onze inhouse Security Expert kan op een ethische manier de software hacken om de kwetsbaarheden bloot te leg