Als ondernemer wil je natuurlijk niet dat je geld laat liggen door inefficiënte IT-oplossingen. Vaak zien we dat bedrijven werken met het ‘uurtje factuurtje’-model, waarbij elke vorm van ondersteuning apart in rekening wordt gebracht. Dit kan leiden tot onverwachte kosten, maar nog belangrijker, het creëert een rem op het gebruik van IT-support. Medewerkers mogen of durven niet altijd contact op te nemen met hun IT-leverancier wanneer ze twijfelen over bijvoorbeeld de veiligheid van een e-mail of hoe ze veilig een link kunnen delen. Dit gebrek aan directe toegang tot ondersteuning kan leiden tot onnodige risico’s en een minder veilige werkomgeving.  Daarnaast kan het gebruik van verouderde systemen en langdurige contracten met leveranciers ervoor zorgen dat je onnodige kosten maakt en dat je niet profiteert van de nieuwste IT-innovaties. 

In dit blogartikel brengen we je IT-kosten in kaart en laten we zien hoe je kunt besparen door slimme keuzes te maken en verborgen kosten te vermijden. Zo ontdek je waar jij mogelijk geld laat liggen en hoe je dit kunt voorkomen.

Voor veel mkb’ers is het verkrijgen van inzicht in hun IT-kosten een lastige taak. De verschillende applicaties, de uitgaven voor systeembeheer, infrastructuur, de opslag, de back-ups: het zijn allemaal stukjes van een vaak complexe kostenpuzzel. De groeiende populariteit en complexiteit van cloudcomputing maakt een exacte kostenberekening nog een stukje ingewikkelder.

Een eerste stap naar lagere kosten is het in kaart brengen van alles wat je aan IT uitgeeft. Een goed inzicht helpt je niet alleen bij het voorkomen van overschrijdingen van het IT-budget, maar helpt tevens bij het nemen van strategische en beter geïnformeerde beslissingen op de langere termijn. 

Standaardkosten zijn de operationele kosten van je IT-omgeving, onderhoudskosten en de bedragen die je betaalt voor het aanschaffen en onderhouden van hardware en software. Naast deze voor de hand liggende kosten, gaat het beheren en gebruiken van een moderne omgeving gepaard met nog een aantal verborgen kosten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Energieverbruik. De apparaten die je inzet, verbruiken stroom en rekenkracht. Dit geldt ook voor het datacenter waar de gevirtualiseerde hardware staat als je werkt in de cloud. 
• Het gebruik van verouderde systemen. Als je werkt met systemen die niet up-to-date of modern zijn, moet je vaak tijdrovende en kostbare workarounds bedenken voor taken en processen. Dat kost extra geld en mankracht, terwijl je niet kunt profiteren van de nieuwste IT-innovaties. Daarnaast loop je risico op het niet correct naleven van wet- en regelgeving, wat weer hoge boetes voor non-compliance kan opleveren. 
• Langdurige, vaak complexe contracten met leveranciers. Het is belangrijk om die ook goed op het netvlies te hebben en goed te analyseren welk deel van het budget de terugkerende kosten opslokken.

Besef dat IT-uitgaven lang niet altijd pure kosten zijn. Het zijn ook vaak strategische investeringen die op de middellange en lange termijn bijdragen aan de groeipotentie van jouw organisatie. Ze leveren, als het goed is, zakelijke meerwaarde op die jouw bedrijf flexibeler, slimmer en toekomstbestendiger maakt. De langjarige waarde van IT-investeringen berekenen en verantwoorden kan aan de hand van de begrippen return on investment (ROI) en total cost of ownership (TCO). 
De ROI is het rendement op jouw investeringen en geeft aan wat je overhoudt aan investeringen die je hebt gedaan. De total cost of ownership (TCO), ook wel levensduurcyclus genoemd, is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf en het bezit van een product of dienst gedurende de hele levenscyclus/gebruikscyclus. Behalve de aanschafprijs reken je alle kosten mee: vanaf het moment van aankoop tot het moment dat je er afstand van doet. Als je IT-uitgaven op deze manier benadert, wordt het makkelijker om waarde toe te voegen aan je digitale diensten, onnodige investeringen te voorkomen en processen efficiënter in te richten.

Het in-house beheren van IT kan een complexe en kostbare aangelegenheid zijn. Continu innoveren en bijblijven met technologische ontwikkelingen vereist aanzienlijke investeringen in kennis en expertise, zaken die schaars en duur zijn in een krappe IT-arbeidsmarkt waar de vraag naar IT-specialisten het aanbod ruimschoots overstijgt. 

Het uitbesteden van IT-beheer biedt hier uitkomst. Voordelen van uitbesteding zijn onder andere toegang tot de nieuwste technologieën, expertise van specialisten en schaalvoordelen. En dat allemaal tegen een voorspelbaar bedrag dat duidelijk traceerbaar en beheersbaar is binnen je IT-budget. Zo weet je exact wat jouw it kosten zijn en laat je geen geld liggen. Een goede partner groeit of krimpt mee met jouw bedrijf en zorgt ervoor dat jij je volledig kunt richten op je kernactiviteiten.

Zoals je ziet, zijn er diverse manieren voor mkb’ers om hun IT-kosten te managen en ervoor te zorgen dat IT-investeringen je organisatie echt vooruit helpen. Nu je je bewust bent van de IT-kosten en de potentie van IT-uitgaven als strategische investeringen, kan skrepr tech een belangrijke rol spelen. Als regionale IT-partner en MSP helpen wij mkb-bedrijven met IT-beheer, Microsoft Cloudoplossingen en security-vraagstukken. Wij begrijpen de uitdagingen waarmee jij als ondernemer te maken hebt. Daarom hebben we een as-a-Service aanpak ontwikkeld die eenvoudig, transparant en kosteneffectief is, zodat jouw bedrijf optimaal kan profiteren van de voordelen van goed beheerde IT. Wij hanteren een vast maandtarief voor IT-beheer, waardoor je team altijd de ondersteuning krijgt die het nodig heeft. Geen verrassingen meer achteraf; met een all-in IT-overeenkomst zorgen wij ervoor dat jij je kunt richten op je kernactiviteiten, zonder je zorgen te hoeven maken over de complexiteit en kosten van IT-beheer.